Para TAME EP las llamadas telefónicas son un espacio de contacto primordial con los usuarios, por este motivo es importante que todos los funcionarios tomemos conciencia y responsabilidad sobre la importancia de contestar las líneas telefónicas.
Una comunicación adecuada y eficaz entre de la organización y los usuarios, facilita la satisfacción de necesidades de quienes son nuestra razón de ser, los clientes.
A continuación entregamos algunos consejos para cumplir con la imagen que queremos proyectar.
- Responder a todas las llamadas entrantes antes del tercer timbrado: los clientes desean que las llamadas sean respondidas lo antes posible.
- Contestar con una voz cálida y entusiasta: la voz es la primera y única impresión que se llevarán los clientes, puesto que no lo pueden ver. Por eso se debe tratar de ser lo más amable posible.
- Dar la bienvenida e identificarse: el primer paso al contestar una llamada corporativa es responder con el saludo e identificarse ante el cliente. Por ejemplo “Gerencia de Planificación, buenos días… Habla Susan. ¿En qué puedo ayudarle?.
- Pronunciar con claridad y mantener un volumen de voz moderado.
- Utilizar un lenguaje formal.
- Tomar bien los mensajes y datos precisos.
- No dejar en espera al cliente.
- No usar un teléfono con altavoz.
- Revisar el contestador.
- Tener a la mano el directorio telefónico actualizado.
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